Organizzare una conferenza stampa è uno degli incarichi caratteristici di un’agenzia di comunicazione e, al tempo stesso, uno dei più delicati. Chiamare a raccolta i giornalisti, in taluni casi, può risultare una sfida, nel contesto in cui vivono i media oggi: sovraesposizione di informazioni, redazioni con personale ridotto, oberate dal lavoro alla scrivania, testate in difficoltà economica e a volte condizionate nelle scelte editoriali.
Organizzare una conferenza stampa è allora un lavoro complesso, che richiede competenza, esperienza professionale, strategie.
Ogni azienda cliente è un mondo a se stante e la strategia di comunicazione che intraprende dipende da molte variabili: gli obiettivi di business, il progetto sul lungo termine, il calendario di attività sul breve periodo. Ciascun evento per la stampa assume i contorni di un intervento specifico; è possibile, però, identificare 5 problemi con le conferenze stampa, che tutte le agenzie si trovano a dover risolvere.
- La notizia è debole.
La scelta di una conferenza stampa dovrebbe essere presa dall’azienda cliente insieme all’agenzia, che dà consigli mirati in merito a quale tipo di novità potrà essere meglio accolta dai giornali. Se l’azienda ha una forte volontà di comunicare, anche in caso di una notizia difficile da divulgare o con ridotti elementi di novità, la sfida per l’ufficio stampa sarà decisiva. Una notizia “debole” potrà anche funzionare, a patto di una strategia di comunicazione ben studiata. - Il tempo è minimo.
Se la conferenza stampa, per motivi di opportunità, deve essere organizzata a breve, il problema si può risolvere se l’azienda è un cliente storico e il know how dell’agenzia, quanto a media di riferimento, è solido a sufficienza. Non ci sentiamo di consigliare un lavoro chiesto e eseguito con troppa urgenza, perché la fretta dà cattivi consigli, ma siamo consapevoli che spesso accade e in tal caso è importante lavorare subito con una scala di priorità ben delineate. - La data scelta per l’evento cade in un periodo intenso.
Succede ora con Expo 2015 e per taluni settori, con stagionalità caratterizzate da molto lavoro. I giornalisti si ritrovano spesso più inviti a conferenze stampa nello stesso giorno e questo sarà di certo uno scoglio alla riuscita del nostro evento. Le redazioni oggi sono ridotte, lo ricordiamo, giornalisti e collaboratori spesso lavorano a ritmi già frenetici. Dovranno fare delle scelte e non sempre privilegeranno la nostra data. - I giornali sono in difficoltà economica.
Per le aziende che si rivolgono a mercati di nicchia e che hanno, tra le loro testate di riferimento, molte riviste specializzate, la crisi editoriale degli ultimi anni ha le sue conseguenze. Gli uffici stampa devono fare fronte a un contesto di lavoro, in alcuni casi, radicalmente cambiato. - L’imprevisto è dietro l’angolo.
Contrattempi dell’ultimo minuto possono ostacolare il successo di una conferenza stampa: uno sciopero dei mezzi pubblici, cattive condizioni meteo, cambiamenti di programma nelle scelte editoriali. Non tutto si può prevedere ma è possibile, almeno, ipotizzare un “piano B” da attuare nei casi più critici.
