Le aziende si chiedono spesso se sia meglio un ufficio stampa embedded o esterno. La settimana scorsa abbiamo dato il nostro punto di vista sull’argomento, sottolineando che si tratta di una scelta, valida in entrambi i casi, purché maturata all’interno di una strategia. Oggi vogliamo spiegare meglio che cosa fa un ufficio stampa esterno e per ché, in alcuni casi, il suo apporto alle attività di comunicazione aziendali si rivela importante. Parliamo di un’agenzia indipendente, costituita da professionisti in grado di condividere la mission dell’azienda cliente e di strutturare un piano.
Chi meglio di un dipendente, che vive immerso nella realtà aziendale, può comunicarla ai giornali? Questo sembra l’argomento principale a favore di un ufficio stampa interno. Per molti aspetti è vero. In tanti altri casi, uno sguardo troppo ravvicinato può indurre il nostro testimone a non vedere alcuni elementi, che invece sarebbero decisivi per trasmettere i messaggi più efficaci ai media. Per spiegarci meglio, proviamo a definire a cosa serve un ufficio stampa, secondo la nostra opinione.
Un ufficio stampa è allenato a “vedere” le novità
Un dipendente interno all’azienda, spesso, senza rendersene conto, può omettere, nella comunicazione, alcuni elementi che possono rivelarsi importanti. Può trattarsi, a volte, di quel dettaglio tecnico di prodotto che farà saltare dalla sedia i giornalisti e che i responsabili interni hanno sottovalutato.
A volte un ufficio stampa esterno aiuta a comprendere le opportunità contingenti: l’evento al pubblico, che l’azienda organizza tutti gli anni e che non sembra affatto una notizia, proprio oggi si rivela strategico, per dare ai giornali un segnale che l’azienda è presente sul territorio. In altri casi, un’analisi accurata, di concerto con i vertici aziendali, può rivelare quando non è il caso di enfatizzare troppo una notizia.
Un ufficio stampa pensa “come” i giornalisti.
Un buon ufficio stampa, che sia interno o esterno, lo fa: ragiona sul contenuto della notizia da divulgare, individua i destinatari giusti, rispetta i tempi di lavoro delle redazioni. Di fatto, proprio in questo caso si comprende molto bene che cosa fa un ufficio stampa esterno e come può farlo al meglio, rispetto all’agenzia interna. Il press office esterno è una realtà specializzata, che ha maturato le sue competenze lavorando per più clienti, mercati e settori diversi. La sua prospettiva è di necessità “plurale”.
Un ufficio stampa vive di relazioni.
Proprio perché un’agenzia indipendente gestisce più clienti, ha più possibilità di creare intrecci virtuosi. Nella maggior parte dei casi, le sue attività di comunicazione scorrono su binari paralleli, ma è sempre possibile che si sviluppino sinergie, intrecci, coincidenze dove nomi ed eventi possono rivelare sorprese. Relazione chiama relazione.
Obiezione: l’ufficio stampa esterno non ha un focus unico sul cliente.
Molte imprese, pensando a che cosa fa un ufficio stampa esterno, temono di ricevere un servizio svolto con minor zelo. L’agenzia esterna, dovendo dividere il suo lavoro tra più clienti, darà la dovuta attenzione al progetto? Noi pensiamo di sì, ma la condizione che i termini della collaborazione tra agenzia e cliente siano chiari e che obiettivi e piano di lavoro siano definiti, sin dall’inizio. Comprendere nel dettaglio che cosa fa un ufficio stampa esterno è utile anche a migliorare e verificare la strategia di comunicazione aziendale.
