ll press kit, la cartella stampa destinata ai giornalisti, è tra le attività quotidiane per un’agenzia di comunicazione. Per realizzarlo l’ufficio stampa si pone una serie di interrogativi non banali. Come soddisfare le esigenze dell’azienda cliente e, al tempo stesso, confezionare materiali che risultino davvero utili a divulgare il brand o il prodotto ? Come preparare press kit che i giornalisti leggano, con interesse e in modo accurato? Scrivere i comunicati stampa, studiare le immagini, definire il contesto: sono azioni che possono sembrare facili, ma non vanno sottovalutate.
Questa settimana vogliamo trattare un tema che può sembrare quasi ovvio per un ufficio stampa. Il press kit, alias la cartella stampa, è un insieme di comunicati, immagini o qualsivoglia contenuto utile a presentare, in modo esaustivo, un argomento: una linea di prodotti, un progetto, un calendario di iniziative. Il press kit è qualcosa di più del comunicato: viene mandato ai giornalisti che lo chiedono espressamente e a quelli che, nelle intenzioni e nei desideri dell’ufficio stampa, potrebbero trovarsi nelle condizioni di scrivere servizi e articoli lunghi sul tema. Scrivere una press kit può sembrare molto facile ma nasconde, comunque, insidie nascoste.
Come preparare press kit completi?
Il primo obiettivo da porsi, insieme all’azienda cliente, è stabilire una gerarchia. Nella cartella stampa avremo il tema prioritario – la novità di prodotto o l’evento – trattato nel primo comunicato e gli argomenti correlati presentati in successione graduale. Il giornalista trova spesso, all’incipit della cartella, l’indice dei comunicati: in quell’elenco si racchiudono i risultati di una riflessione strategica, che l’agenzia ha condiviso con l’azienda cliente.
Come preparare press kit che i giornalisti leggano sul serio?
Questa domanda può apparire maliziosa. In realtà, se l’agenzia esagera nella quantità dei materiali, la cartella stampa risulterà troppo lunga e poco leggibile. Dare troppe informazioni equivale, spesso, a non darne nessuna: il lettore, anche un professionista abituato a gestire le notizie, come un giornalista, si smarrisce.
Il press kit deve essere ordinato e leggibile.
Gli esempi di cartelle stampa “difficili” ci sono. Comunicati in numero eccessivo; grafica e formattazione poco curata; titoli poco chiari o addirittura inesistenti nei formati digitali sono solo alcuni elementi.
I giornalisti leggono il press kit per approfondire un tema o per conoscerlo meglio; dopo, però, dovranno fare un lavoro di sintesi. Una cartella stampa ben confezionata li aiuterà.
