Per organizzare una conferenza stampa, un evento collettivo, un convegno per gli operatori, un incontro per il pubblico o per il settore business to business servono alcune semplici regole. Parte di queste variano, in misura del tipo di evento che stiamo per realizzare o per comunicare; in relazione ai destinatari e, last but not least, in relazione al budget che abbiamo a disposizione. Una regola, però, vale per tutte le tipologie di meeting ed è quella che ci piace ricordare oggi: è decisivo sapere come scegliere la location per un evento di successo.
Spiegare perché decidere per la sede giusta può fare la differenza può sembrare difficile, senza esempi concreti . Pochi giorni fa eravamo a Barcellona, in occasione di un Business meeting organizzato e gestito da Assa Abloy Côte Picarde. Assa Abloy Côte Picarde produce porte blindate di alta sicurezza per il mercato francese, europeo e internazionale. La rete italiana dei rivenditori, Point Fort Fichet, ha dato l’incarico di ufficio stampa a Editoria & Immagine.
L’incontro di Barcellona era destinato ai rivenditori: un caso che va sotto la categoria “business to business” ovvero, professionisti che parlano a professionisti.
E’ davvero importante scegliere la location per un evento di successo?
Noi crediamo di sì. Nel caso del Business meeting di Point Fort Fichet, Assa Abloy Côte Picarde aveva scelto un’aula del Recinto Modernista, palazzo eretto ai primi del Novecento. Recinto Modernista si distingue per la sua architettura inconfondibile.
La location deve essere una sede di prestigio.
Perché ci è piaciuta la sede del Business meeting Point Fort Fichet? La prima risposta: un ambiente bellissimo, con una storia da raccontare. In seconda battuta: comodo da raggiungere, con un ambiente interno curato e funzionale.
La location è lo spazio che accoglie gli invitati e che li ospiterà per tutta la durata del meeting. Non si tratta solo di un indirizzo dove troveremo posto a sedere e diapositive in Power Point da osservare.
La “location” di un evento è un po’ come una “casa”.
Quando siamo ospiti in una casa che non è nostra, lo spazio parla di chi ci ospita e del modo in cui vuole rapportarsi con noi.
Scegliere la location per un evento di successo è ugualmente importante nel caso di un evento al pubblico o di una conferenza stampa destinata ai giornalisti. Da ufficio stampa, ci è capitato di incontrare anni dopo giornalisti che avevano partecipato a un evento organizzato da Editoria & Immagine. Ci è stato detto: “Ci siamo visti a quell’evento… ci avete portati in quel posto bellissimo”. E’ proprio questo che volevamo dire.
