Il ruolo dell’ ufficio stampa è comunicare ai media la migliore immagine dell’azienda cliente. L’ufficio stampa ha in carico tutto ciò che riguarda la relazione tra l’impresa e i giornali: dalla divulgazione del nuovo prodotto alla gestione della cosiddetta comunicazione di “crisi” (come rapportarsi ai media, cioè, quando sono state diffuse notizie negative per l’immagine dell’azienda). Per fare questo al meglio, però, è necessario sviluppare un’autentica relazione di fiducia con il cliente. Quanto sia importante comunicare bene con l’azienda è un tema tanto ovvio quanto, a volte, trascurato.
Che cosa fa un ufficio stampa? Abbiamo provato spesso a rispondere a questa domanda, solo in apparenza banale. Un ufficio stampa dialoga con i giornali e i media tutti; scrive e divulga comunicati stampa sulle novità dell’azienda; coordina e gestisce le richieste specifiche dei giornalisti; organizza eventuali interviste e conferenze stampa; consiglia l’azienda nei casi in cui debba confrontarsi con notizie di carattere negativo che la coinvolgano.
Per raggiungere risultati efficaci in questo delicato lavoro che richiede competenze di press office, ma anche di relazioni pubbliche e, oggi, digitali, si è soliti focalizzarsi sull’importanza del rapporto tra ufficio stampa e giornalisti. Gli uffici stampa si concentrano sul modo di comunicare con i media e fanno bene; salvo poi trovarsi in difficoltà quando l’azienda cliente non facilita il loro lavoro nel quotidiano, collaborando in modo discontinuo nel dare contenuti aggiornati, riscontri tempestivi.
Noi addetti ai lavori vogliamo confidarvi un segreto: non è sempre facile, per i professionisti dell’ufficio stampa, riuscire a comunicare al meglio con l’azienda cliente, magari per farsi dare in tempi rapidissimi quell’informazione di dettaglio che chiede il giornalista o anche solo per concordare una strategia di ampio respiro, sul medio e lungo termine.
L’ufficio stampa vive e lavora in una posizione delicata: deve comprendere le esigenze dell’azienda – spesso tradotta in obiettivi di business sul breve termine e risultati tangibili – e quelle dei giornali, che seguono, come è giusto, binari completamente diversi. In quanto mediatore, l’ufficio stampa deve interpretare le esigenze di tutte e due le parti in gioco e trovare il modo di soddisfarle entrambe.
E’ essenziale, dunque, per l’ufficio stampa comunicare bene con l’azienda cliente: imparare a conoscerla nella sua struttura interna, comprendere come ragionano le persone che ci lavorano, a quali temi sono più sensibili e capire come coinvolgerle in un progetto efficace di relazioni con i media.
Quando il rapporto tra azienda cliente e ufficio stampa è buono, ci sono molte probabilità che anche la relazione tra press office e giornalisti sia produttiva.
