Comunicare un evento è tra le attività che più piacciono agli uffici stampa ma, al tempo stesso, è anche un progetto delicato. Il lavoro per far conoscere ai giornali un incontro, una conferenza stampa, un avvenimento o una festa dovrà, infatti, essere integrato al piano complessivo di organizzazione dell’evento. L’ufficio stampa lavorerà sempre in sinergia con gli altri soggetti coinvolti. Un elemento che, in ogni caso, non dovrà mai dimenticare è la pianificazione degli interventi in relazione alla data dell’evento e al calendario editoriale dei giornali a cui si rivolge.
Per comunicare un evento ai giornali, ai media cartacei e on line servono pochi elementi davvero importanti. Dimenticarli, peraltro, potrebbe essere un rischio perché il risultato del piano di comunicazione, sul breve, medio e lungo termine, dipende da un paio di dettagli strategici imprescindibili.
Oggi proviamo ad enucleare i punti critici di un progetto: riguardano un ufficio stampa che vuole comunicare un evento, ma anche l’azienda che ne è protagonista e i partner che partecipano al progetto.
Per comunicare un evento nel modo più efficace il primo punto da considerare è quasi ovvio: la strategia.
Nell’agenda degli interventi , programmati con il giusto anticipo, la comunicazione sarà prevista in armonia con le altre azioni necessarie ad organizzare l’evento. Se l’agenzia che gestisce l’evento è la stessa che fa ufficio stampa, è importante che ci sia sintonia tra i diversi professionisti incaricati.
Se ufficio stampa e il partner che organizza l’evento sono due soggetti diversi, è altrettanto importante che tutti i partner coinvolti comunichino tra di loro in modo efficace.
La stesura del comunicato stampa dipenderà anche da quanto la pianificazione complessiva dell’evento sarà stata svolta con i tempi opportuni.
Mandare il comunicato stampa ai giornali in tempo è determinante per avere buoni risultati in rassegna stampa.
Giornali cartacei e on line hanno tempi diversi. Mensili, settimanali, quotidiani hanno deadline differenti. Per comunicare un evento secondo un modello di ufficio stampa integrato, offline e online, sarà importante conoscere le esigenze redazionali delle riviste che più ci interessano e muoversi di conseguenza.
Non andranno dimenticate le azioni di promozione e advertising: anche in questo caso, gli investimenti possono trarre grande vantaggio da una logica che consideri la pubblicità tradizionale e i canali on line.
