Comunicare un evento collettivo, al quale partecipano aziende che si appoggiano a uffici stampa differenti, ha caratteristiche peculiari. Se tutti i professionisti coinvolti, in azienda e nelle agenzie, collaborano e lavorano in sincronia, i risultati saranno ottimi. Se, però, qualcosa si incrina nella relazione tra i partner o si verificano contrattempi nell’organizzazione del lavoro, le incomprensioni sono dietro l’angolo. La formula più consigliata per evitare equivoci consiste nell’adottare una buona strategia iniziale e una comunicazione chiara.
Come realizzare un progetto di comunicazione efficace quando i soggetti in gioco sono molti?
Può trattarsi di un’esposizione, una conferenza stampa o un incontro insieme ad altre imprese: il lavoro di comunicazione viene condiviso, secondo un piano che deve essere definito a priori.
In Editoria & Immagine, abbiamo lavorato con agenzie partner che imponevano vincoli persino sulla forma grafica dei comunicati stampa: il rischio di entrare in disaccordo era concreto.
Per comunicare un evento collettivo, la strategia è fondamentale.
Pianificare con anticipo gli interventi è il primo passo. Per esperienza, sappiamo che la variabile più importante da considerare è il tempo. I tempi di lavorazione, consegna e distribuzione dei materiali si moltiplicano quando entrano in gioco più soggetti.
Ciascun dettaglio lasciato al caso è terreno fertile per l’emergere di incomprensioni.
La seconda variabile è la comunicazione tra i diversi interlocutori.
Se, a volte, per un’agenzia di comunicazione, comunicare con l’azienda cliente è difficile quando è una sola, le criticità aumentano se si tratta di mettere in armonia il lavoro di più persone.
E’ quindi, determinante saper comunicare, in modo chiaro, con tutti coloro che sono chiamati a partecipare al lavoro.
Per organizzarci al meglio, adottiamo sempre assertività e spirito di collaborazione.
“Io partirò con il progetto il giorno 11. Per procedere avrò bisogno del materiale il giorno 9”.
“Ho un problema, non ho ancora ricevuto il materiale previsto per il giorno 9. Puoi aiutarmi?”.
Il metodo del “feedback” è un’utile contromisura: ciascun partner avrà premura di verificare, insieme agli altri, lo stato dell’arte del progetto, comunicando le proprie intenzioni e ascoltando quelle altrui.
Il lavoro per comunicare un evento collettivo si compone di tante fasi e può accadere che qualcosa non vada come previsto.
Ideale sarebbe prevedere un piano “alternativo”, in caso di contrattempi.
Partecipare a un evento collettivo è utilissimo per incrementare la visibilità di un brand e instaurare nuove relazioni. Ciascun ufficio stampa coinvolto, peraltro, dovrà compiere un importante lavoro di mediazione e collaborazione.
