Una domanda comune, a proposito di comunicati e conferenza stampa, è la scelta dei tempi. Il comunicato stampa dovrà essere mandato prima della conferenza? Oppure, l’invio del press kit sarà più efficace se intrapreso dopo l’evento rivolto ai giornali?
In qualità di ufficio stampa, ci è capitato di confrontarci con diverse scuole di pensiero. La risposta, come in ogni buon progetto di comunicazione, non è mai univoca: la strategia più opportuna andrà stabilita in relazione al tipo di comunicato stampa e alle caratteristiche dell’evento.
Il dubbio se mandare il comunicato prima o dopo la conferenza stampa, trova risposte molto divergenti fra loro. Alcuni uffici stampa sono soliti allegare il comunicato insieme all’invito; altri preferiscono una formula intermedia, un comunicato brevissimo e conciso, e rimandano al comunicato post evento la divulgazione di contenuti più dettagliati. Per scegliere il metodo migliore, bisognerà prima di tutto chiedersi:
che tipo di conferenza stampa stiamo organizzando?
La conferenza presenterà anteprime di prodotto? E’ una conferenza stampa di taglio economico o politico? E’ rivolta a quotidiani o a periodici? La conferenza stampa annuncia eventi o servizi al pubblico?
In alcuni casi, infatti, un comunicato stampa di presentazione potrà essere inviato insieme all’invito, per completare l’informazione data al giornalista. In altri casi, comunicato e cartella stampa saranno consegnati nel corso dell’evento e, per i giornalisti che non partecipano, solo a evento concluso.
La scelta se mandare il comunicato prima o dopo l’evento dipende dalla “notizia” che si vuole divulgare.
Molte agenzie che trattano con quotidiani e portali on line fanno sì che il comunicato post evento sia inviato in tempi rapidissimi: potrà essere distribuito già poche ore dopo l’inizio dell’evento e serve a diffondere la notizia a una cerchia molto ampia. Spesso si tratta di contenuti come dati statistici, risultati di una ricerca di mercato o di uno studio scientifico; agende di eventi aperti al pubblico.
Gli uffici stampa che, invece, trattano con periodici e testate di settore avranno tempi diversi.
Nella comunicazione post evento, si tenderà a differenziare le relazioni con i giornalisti e a diversificare il materiale: il comunicato stampa principale si manderà a tutti i giornali, ma, se il press kit è molto corposo, il resto dei comunicati e delle immagini sarà inviato a una rosa selezionata. In questo caso, la notizia riguarda novità di prodotto, altri contenuti che è meglio raccontare dal vivo prima di diffonderli ad ampio raggio.
Ricordiamo anche che, a volte, un surplus di informazioni è controproducente!
Quanto al rapporto tra inviti, comunicati e conferenze stampa, il grado di dettaglio che vogliamo fornire al giornalista dipende anche dall’approccio scelto per l’organizzazione dell’evento.
Qual è il tone of voice, lo stile della conferenza stampa?
Per alcuni eventi, le agenzie puntano a un “effetto sorpresa” mandando un invito volutamente vago, che richiami l’attenzione del giornalista.
Può accadere, allora, che le informazioni siano ridotte al minimo: un titolo evocativo, il nome dell’ente che organizza la conferenza, la data e il luogo dell’evento e i recapiti per accreditarsi.
Questo modo di gestire gli inviti a una conferenza stampa ha i suoi rischi.
L’effetto sorpresa, nella comunicazione ai giornalisti, non va bene per tutti.
Molti giornalisti si sentiranno attratti e incuriositi; molti altri però, si mostreranno infastiditi da un tipo di comunicazione che non dà informazioni precise sulla notizia che l’evento andrà a presentare.
Nella maggior parte dei casi, una soluzione di compromesso è la più efficace.
Troppe informazioni divulgate prima della conferenza stampa rendono l’evento praticamente inutile per i giornalisti: contenuti vaghi e “misteriosi” non permettono alle redazioni di scegliere, con cognizione di causa, se partecipare o meno alla conferenza.
Il giusto bilanciamento tra effetto sorpresa e presentazione del progetto, nelle sue linee generali, è quasi sempre il registro più efficace.
