L’azienda che sta organizzando un evento al pubblico e ne sta pianificando la comunicazione dovrà pensare, con il giusto anticipo, anche al comunicato stampa di evento. Sarà un testo non troppo tecnico, scritto in modo chiaro, con alcuni contenuti precisi che dovranno essere messi in evidenza da una formattazione adeguata. Soprattutto, sarà un testo da mandare ai giornali secondo una tempistica da rispettare e sarà corredato da immagini. Se l’evento è gestito da più aziende o prevede più partner coinvolti, il comunicato stampa di evento dovrà tenere in considerazione i ruoli e le competenze di ciascuno.
Nel piano di lavoro che serve a comunicare un evento, soprattutto se si tratta di un incontro rivolto al pubblico, il testo da mandare alla stampa sarà uno dei punti salienti. Per un ufficio stampa, stendere il comunicato stampa di evento è piuttosto semplice, ma bisognerà considerare alcuni punti essenziali e sarà necessario che vengano condivisi dall’azienda cliente.
Il comunicato stampa di evento riporterà con chiarezza titolo, sede, data e orario dell’incontro.
Suonerà banale dirlo, ma, in termini di progettazione dell’evento, questo significa che il titolo definitivo che l’azienda vuole dare al suo evento dovrà essere deciso in tempi stabiliti di comune accordo con l’ufficio stampa. Nessun cambio di rotta “perché suona meglio detto in altro modo”! Anche i dettagli logistici e organizzativi devono essere decisi in tempo.
Il comunicato stampa di evento avrà un registro linguistico differente dal comunicato stampa di prodotto.
Anche questo è il lavoro consueto dell’agenzia di comunicazione. E’ molto probabile che l’evento abbia destinatari affini ai clienti potenziali dell’azienda e ai target già studiati per azioni precedenti.
Ricordiamo: i destinatari di un comunicato stampa sono i giornali, ma, non di rado, saranno giornali in linea con il tipo di pubblico che l’evento vuole raggiungere.
Il tono di un comunicato stampa di evento sarà sempre bilanciato: non è un testo promozionale e non è un invito diretto al cliente finale.
Può anche accadere che si organizzi un evento per destinatari diversi da quelli consueti per l’azienda; in questo caso, potrebbe darsi che stile e tone of voice debbano essere ricalibrati e anche la rosa dei media destinatari cambierà.
Il comunicato stampa di evento sarà comunque inviato ai media che più di frequente seguono l’azienda. Forse non pubblicheranno la notizia, se non è pertinente con il loro piano editoriale, ma il giornalista resterà informato e aggiornato in merito all’operato dell’azienda.
