La conferenza stampa è fra gli incarichi che più contraddistinguono il lavoro dell’ufficio stampa. L’azienda chiede all’agenzia di convocare i giornalisti in uno spazio e in una data opportuna per annunciare loro alcune importanti novità. Nella maggior parte dei casi, la conferenza stampa è una delle mosse vincenti per instaurare un buon canale di comunicazione tra imprese e giornali, ma, se mal gestita, può avere insospettati effetti negativi. E’ importante, quindi, sapere quando e come è opportuno convocare una conferenza stampa.
Si chiamano a raccolta i giornalisti quando c’è una notizia.
“Notizia”, a seconda dell’azienda e del suo settore, può essere un prodotto davvero nuovo– con caratteristiche uniche sul mercato, non nuovo solo perché ci piace – oppure un evento di rilievo.
Il casus belli può essere anche un fatto negativo, per esempio uno scandalo che sta gettando discredito sull’azienda e che deve essere chiarito. “Notizia”, lo ricordiamo, è quello che fa saltare sulla sedia i giornalisti, non i direttori d’azienda.
Si studiano i tempi, le modalità dell’invito, i giornalisti potenzialmente più interessati.
Questo è il lavoro più delicato. E’ importante che agenzia e azienda sappiano, ancora una volta mettersi nei panni dei giornalisti per comprendere come lavorare con loro. Vogliamo ricordare: i giornalisti non sono obbligati a partecipare alla conferenza stampa, nemmeno quelli di settore, nemmeno quelli che scrivono sempre di argomenti affini. Il più delle volte, la loro giornata è un incastro di riunioni di redazione, inviti fuori ufficio e scadenze che li obbligano seduti alla scrivania. Se un giornalista sceglie di mettere nel puzzle anche il nostro invito, lo fa perché lo considera davvero interessante.
Si scelgono con cura la data e l’orario.
Ciascuna redazione ha i suoi ritmi di lavoro, scanditi dalla linea editoriale, ma soprattutto dalla periodicità della testata. I quotidiani hanno esigenze di orario diverse dai mensili e dai settimanali. I periodici pubblicano con molto anticipo rispetto alla reale uscita in edicola e per comunicare con loro è necessario lavorare con un intervallo di settimane. La data della conferenza stampa sarà decisa in relazione al gruppo di giornalisti che vorremo invitare.
Si sceglie una sede opportuna, facile da raggiungere.
La location della conferenza stampa contribuirà alla buona immagine dell’azienda, ma deve rispondere ad alcuni requisiti. E’ possibile cercare sedi raffinate, perfino di lusso, ma quello che non si può dimenticare è che si possano raggiungere senza troppa fatica dai giornalisti. Se la sede della conferenza stampa è in luogo poco servito da mezzi pubblici, organizzare un servizio di trasferimento, con navette ad hoc può essere una soluzione.
Si curano i dettagli.
Ciascuna agenzia ha il suo stile, così come ciascuna azienda. Non vogliamo dare consigli, solo qualche spunto: prestare attenzione ad ogni esigenza, rispondere in tempo, accogliere, sono alcuni degli elementi che aiuteranno a dare al giornalista un buon ricordo della conferenza stampa. Ne riparleremo.
