Conoscere i tempi giusti nella comunicazione è molto più che importante. Tanto importante da sembrare ovvio, tanto strategico quanto difficile. I tempi nella comunicazione sono determinanti: sbagliare i tempi significa, il più delle volte, perdere le occasioni.
Che si tratti di ufficio stampa, di un evento o di una nuova brochure, per lavorare per tempo e in tempo è necessaria la collaborazione dei soggetti in gioco, una programmazione che, in anticipo, abbia previsto le esigenze di tutti, un’organizzazione ben congegnata.
Azzeccare il timing è facile solo in teoria. Per riuscirci, dobbiamo prevedere una sintonia tra azienda cliente, agenzia di comunicazione e, nel caso dei rapporti con la stampa, redazioni dei giornali.
Il lavoro quotidiano di un’agenzia di comunicazione è una dialettica di tempi e strategie.
I tempi giusti nella comunicazione sono fondamentali:
– quando dobbiamo mandare comunicati stampa
– quando dobbiamo gestire i recall con i giornalisti
– quando stiamo organizzando una conferenza stampa
– quando lavoriamo con l’azienda cliente per il catalogo prodotti
– quando prepariamo poster, brochure o manifesti da portare a un evento o a una fiera.
I tempi giusti nella comunicazione sono talmente importanti che, a volte, da soli decidono del successo o del fallimento del lavoro.
Un comunicato mandato troppo tardi è una notizia non pubblicata; un invito a una conferenza stampa programmato in modo poco corretto è una presenza in meno all’evento.
Anche per quanto riguarda la preparazione di cataloghi e brochures aziendali, una definizione inefficace dei tempi di lavoro incide sul risultato finale. Schede prodotto redatte troppo in fretta, dati poco precisi o incompleti, sono spesso conseguenza di una pianificazione che non ha tenuto conto di un fase per la correzione di bozze e la revisione dei testi.
La progettazione e la stampa di volantini e manifesti pubblicitari, in previsione di fiere ed eventi pubblici, può risentire di una tempistica sbagliata: gli errori grafici si vedono ed eventuali refusi su un poster con caratteri cubitali sono molto sgradevoli.
Episodi di errori e refusi anche gravi possono accadere a tutti: a piccoli e grandi imprese. Molti ancora ricordano gli errori sui manifesti di Expo. Questo tipo di refusi, purtroppo, resta nella memoria e sarebbe importante fare il possibile per evitarli.
La difficoltà più importante nel gestire i tempi giusti nella comunicazione sta nel numero di persone coinvolte. Se, ad esempio, il manifesto pubblicitario riguarda un nuovo prodotto, ci confrontiamo con soggetti che hanno tempi e modalità di lavoro differenti:
- L’ufficio tecnico e il personale responsabile di concludere il lavoro sul nuovo prodotto
- L’ufficio marketing e comunicazione interno
- L’ufficio di comunicazione esterno
- La direzione.
Il più delle volte, errori di organizzazione si verificano proprio nel passaggio dall’uno all’altro dei soggetti in gioco. Tempi morti di comunicazione da un anello all’altro, attese non previste, rischiano di ritardare un lavoro che nella pianificazione iniziale sembrava ben ponderato.
Per comprendere i tempi giusti nella comunicazione, del resto, non c’è una ricetta “magica”. Noi proviamo a dire che cosa, in base alla nostra esperienza, può essere di aiuto:
- Programmare e condividere i tempi da rispettare, sulla quale tutti, sin dall’inizio, hanno dato il loro assenso
- Spiegare il motivo di alcune richieste fatte con molto anticipo, di modo che le persone incaricate sappiano, con chiarezza, perché gli si chiede di lavorare rispettando quei tempi
- Impostare date e tempi di lavoro ragionevoli.
Spesso dietro a deadline e a scadenze non rispettate si nascondono motivazioni non dette e una tempistica che, in realtà, è stata definita fin dall’inizio in modo poco preciso.
Anche quando l’agenzia di comunicazione si rivolge ai giornali, del resto, solo una conoscenza puntuale dei tempi delle redazioni può salvarla da errori di tattica.
