In un piano di comunicazione e di ufficio stampa, uno degli obiettivi principali dell’agenzia è la definizione di un calendario di invio dei comunicati.
Pianificare i comunicati stampa, nei tempi opportuni, è importante tanto quanto la loro stesura, la scelta dei contenuti e dei destinatari.
Una programmazione intelligente degli invii ha maggiori probabilità di successo e rende più facile la gestione del rapporto con i giornalisti, nel corso dell’anno. Al contrario, una pianificazione poco accorta complicherà il lavoro in corso d’opera e darà meno risultati.
Avviare una strategia dell’anticipo e pianificare i comunicati stampa è un’operazione che sta molto a cuore a Editoria & Immagine. A riunione conclusa, dopo una conversazione approfondita con il cliente, tracciamo una prima ipotesi di lavoro, per coordinare l’attività dell’ufficio stampa. Definiamo i contenuti dei comunicati e programmiamo il calendario degli invii, stabiliamo che cosa mandare e quando.
Il primo passo è dare delle priorità.
Agenzia e azienda cliente scelgono, insieme, quali sono le notizie e, quindi, i comunicati più importanti da diffondere.
Gli argomenti che richiedono la visibilità più ampia saranno veicolati in modo privilegiato: più spesso durante l’anno, in periodi strategici o in sincronia con campagne di investimento pubblicitario. In questo caso, è importante che il rapporto tra ufficio stampa e cliente sia più che buono e che ci sia condivisione di intenti. L’ufficio stampa darà la propria consulenza individuando la tempistica migliore per l’invio, in relazione al contenuto del comunicato e ai destinatari.
Ciascun medium, cartaceo o sul web, ha tempi e modalità di lavoro differenti.
I giornali che si rivolgono a lettori e consumatori hanno un palinsesto e una programmazione diversa da quelli specializzati, letti da aziende di settore. C’è di più, ogni segmento ha delle dinamiche interne e stagionalità definite, dettate da eventi di business, fiere, prospettive di mercato. L’ufficio stampa conosce queste dinamiche e, nel pianificare i comunicati stampa, prova a metterle a frutto.
Mandare il giusto comunicato, nel momento sbagliato, è un boomerang.
Una volta definito il calendario, è importante che ufficio stampa e cliente condividano anche il piano operativo. L’agenzia avrà cura di comunicare al cliente i tempi scelti per pianificare i comunicati, ma c’è di più.
Sarà necessario che l’agenzia dica, chiaramente, al cliente, quando e come avrà bisogno di ricevere materiale di approfondimento, dettagli utili per stendere il comunicato stampa in modo puntuale. Ogni esigenza va esplicitata.
Una tempistica definita in modo vago è destinata a incontrare intoppi.
Ne riparliamo.
