La fiera è finita, in ufficio le scrivanie sono cariche di biglietti da visita, registri dei contatti, appuntamenti da fissare e nuove opportunità di lavoro. Ogni impresa che partecipa di frequente, con un suo stand, ad esposizioni commerciali, conosce lo stato d’animo, uno speciale misto di energia e stanchezza, tipico dei giorni successivi. I responsabili interni hanno anche già sviluppato da tempo un loro metodo per rispondere ai contatti intercorsi in fiera e farli diventare potenzialità di business. Non pretendiamo di sostituirci a loro, ma proviamo a dare alcuni elementi utili.
Rispondere in tempi brevi.
Questo sembra l’obiettivo più difficile. I biglietti da visita si accumulano minacciosi come una montagna…Un periodo di attesa è comprensibile: tutti, dopo una fiera, tornano in ufficio carichi di lavoro e impegni da prendere. È importante stabilire una lista di priorità nel proseguire la relazione con le persone incontrate allo stand. Sarebbe meglio, comunque, non lasciare passare troppo tempo anche per i contatti che erano stati selezionati come “deboli” o poco determinanti: ne va dell’immagine complessiva dell’azienda e, in fondo, chi vi dice che anche quell’incontro, a sorpresa, non si possa rivelare un’occasione produttiva?
Rispondere a ciascuno secondo il suo reale interesse
I potenziali partner sulla rete vendita, i fornitori, i grandi clienti stranieri, i giornalisti sono categorie diverse di visitatori che hanno bisogno di risposte specifiche e di contatti con responsabili differenti. Eppure, non sempre accade che l’interlocutore si veda recapitare davvero il messaggio più adatto alle sue esigenze. Questo dipende, nella maggior parte dei casi, da un errore iniziale: l’incomprensione si è verificata allo stand, quando, ad esempio, il biglietto da visita del giornalista si è smarrito nella lista dei nomi dei clienti finali. Il giornalista riceverà, al posto del press kit che riceverebbe con piacere per scrivere il suo prossimo articolo, una proposta commerciale.
Suona banale, ma non troppo: per gestire efficaci pubbliche relazioni post fiera, bisognerebbe aver lavorato a intelligenti pubbliche relazioni durante la fiera.
Scegliere il canale giusto
La tecnologia rende oggi possibile una pluralità di mezzi per entrare in comunicazione, a distanza, con le persone che abbiamo conosciuto in fiera, dalla posta elettronica ai social media. Spesso il canale di comunicazione scelto dipende dal senso di urgenza percepito dal mittente: se crediamo che il destinatario è importante per noi, scegliamo il modo più veloce e diretto per comunicare con lui. I responsabili marketing sanno già come gestire i contatti considerati più importanti: a viva voce e di persona. Che dire degli altri interlocutori?
I social media sono oggi uno strumento in più e per talune fasce di persone possono funzionare molto bene e avere un doppio risultato d’immagine: bisogna però indagare se il destinatario li sceglie e li utilizza abitualmente. La mail resta uno strumento facile e diffuso, ma attenzione alle “newsletter” dal tono monocolore mandate, in modo indistinto, a una cerchia eterogenea di indirizzi. Il modo per scegliere il canale giusto è interrogarsi sul destinatario: quale mezzo di comunicazione frequenta di più e quale è più adatto al tipo di messaggio che vogliamo mandare?
