Molte aziende gestiscono la comunicazione con i media grazie a un responsabile dedicato. Le imprese più grandi hanno un team di più persone, dipendenti dell’azienda. Alcune affiancano, al lavoro dell’ufficio stampa interno, un rapporto di collaborazione con un’agenzia esterna. Non c’è alcuna contraddizione, nell’adottare due uffici stampa, interno ed esterno, come ci sono indubbi vantaggi dall’affidarsi a consulenti di comunicazione indipendenti. Le scelte possibili sono molte e dipendono dalla strategia, dalle dimensioni, dal piano di business dell’azienda.
La scelta se affidarsi a un ufficio stampa embedded o esterno dipende da diversi fattori. Non ci sentiamo di consigliare l’una o l’altra strada, perché pensiamo che ciascun caso aziendale sia differente. Vorremmo dare, però, alcuni spunti di riflessione, fondati sulla nostra esperienza. Per molti direttori generali, avere, nell’ufficio poco più in là, il proprio responsabile per le relazioni esterne suona rassicurante. Ricordiamo:
l’addetto stampa interno deve essere un professionista.
Sapere di marketing è utilissimo in un’azienda. Conoscere bene il prodotto è altrettanto importante. Chi lavora in un ufficio stampa, embedded o esterno che sia, deve, però, saper fare bene l’ufficio stampa. Ci sono competenze specifiche in questo lavoro che si possono anche apprendere, ma non improvvisare. E’ importante che in quel ruolo ci siano persone competenti, meglio se hanno lavorato prima come giornalisti o che, comunque, conoscano bene il mondo del giornalismo e della comunicazione.
La scelta dell’ufficio stampa esterno deve rientrare in una strategia.
Organizzare e coordinare il lavoro, di modo da lavorare in piena sinergia, è decisivo. C’è, inoltre, un altro punto importante che può aiutare l’azienda, nella gestione di un ufficio stampa embedded o esterno. L’agenzia di comunicazione, proprio perché non si trova nella porta accanto, ma ha una vita propria, altri clienti, altre esperienze in background, può dare un punto di vista differente sui progetti.
L’ufficio stampa esterno vede dettagli che al dipendente sfuggono.
Il confronto tra chi sta in azienda e chi sta fuori è la prima cartina al tornasole. Potremmo quasi dire che si tratta di un test, con il quale l’azienda può confrontarsi subito, in attesa di presentare il proprio progetto al cliente finale e al giornalista.
L’ufficio stampa interno può e deve dialogare con l’ufficio stampa esterno.
Una buona sinergia tra chi lavora per conto dell’azienda e si rivolge ai media e l’agenzia di comunicazione esterna può dare ottimi risultati. L’unione fa la forza e non solo perché i professionisti deputati al progetto di comunicazione, se si sceglie la strada di avere un ufficio stampa interno e uno esterno, sono più numerosi. La relazione tra i due team sarà proficua se il dialogo sarà sereno e impostato su una sincera collaborazione.
Affidarsi a un ufficio stampa embedded o esterno non è una dicotomia. Basta essere chiari, preparati e concentrati sull’obiettivo, che è uno per tutti: far crescere l’immagine dell’azienda, sulla base di una strategia condivisa.
