I tempi dell’ufficio stampa

I tempi dell’ufficio stampa possono sembrare una formula segreta. Come le pozioni magiche nelle favole, il tempo, nella comunicazione a giornali cartacei e media on line è risolutivo: è ancora di salvezza, se mandiamo il comunicato al momento giusto; è occasione mancata, se lo mandiamo quando il giornale ha già chiuso in redazione ed è in fase di stampa.
Per  questo motivo, è importante definire 
una buona programmazione del lavoro di ufficio stampa che riesca ad approfittare del fattore tempo o, almeno, a non fallire nelle scadenze più importanti.

 

I tempi dell’ufficio stampa sono sempre decisivi per il successo di un piano di comunicazione. Abbiamo già parlato dei tempi giusti nella comunicazione, nel rapporto tra agenzia e azienda cliente. Oggi ci concentriamo sui tempi da rispettare quando si mandano comunicati stampa ai giornali e quando si organizzano interviste, eventi o conferenze stampa.

Il tempo per un giornale cartaceo è tutto.

Anche se i giornali di oggi traggono molto vantaggio dalla tecnologia digitale, che ha accelerato tutte le fasi di preparazione delle bozze, di impaginazione e di stampa, il tempo è sempre tiranno per un giornalista. Rispettare le scadenze redazionali è il suo compito principale. Gli uffici stampa che rendono facile questo lavoro, presentando il materiale in tempo, mandando press kit con il giusto anticipo, rispondendo in modo tempestivo alle richieste sono ben graditi.

Il tempo è determinante anche per i giornali on line.

Portali contenitori, media di servizio, giornali e periodici che pubblicano solo sul web non hanno la spada di Damocle dei tempi tipografici. Tuttavia, ogni giornale ha tempi e deadline da rispettare. Un buon ufficio stampa tiene conto anche dei tempi delle redazioni on line e prova a soddisfare anche le loro esigenze.

I tempi dei periodici sono comunque importanti.

Se quotidiani e settimanali hanno i tempi redazionali più stringenti, non è detto che quindicinali, mensili, periodici a vario titolo, in modo particolare se specializzati, non abbiano le loro battaglie contro il tempo.
Le scadenze sono  meno ravvicinate, certo, ma potrebbero risultare difficili da gestire per un ufficio stampa.

Ci sono quindicinali che chiedono di ricevere i comunicati stampa con mesi di anticipo; bimestrali che hanno una programmazione di 3 o 4 mesi per alcuni speciali; mensili che chiedono di ricevere il press kit fino a un mese e mezzo prima dell’uscita del giornale in edicola.

Per ben pianificare i tempi dell’ufficio stampa, il modo migliore è conoscere i ritmi delle testate che più ci interessano e provare a soddisfare le loro esigenze.

Molte riviste hanno tempi redazionali differenziati in relazione alla tipologia di articolo: alcune rubriche sono preparate con grande anticipo, gli speciali monotematici hanno scadenze periodiche, le pagine di News o gli inserti possono avere deadline meno stringenti.

I tempi dell’ufficio stampa cambiano molto se i comunicati stampa sono rivolti a riviste rivolte al consumatore o magazine specializzati.

Per districarsi in quella che può essere una vera e propria Babele , nel calendario delle attività di comunicazione da svolgere, serve una strategia pianificata sin dall’inizio, insieme all’azienda cliente.

I tempi dell’ufficio stampa saranno dettati da un mix di esigenze che terranno conto delle scadenze redazionali e degli obiettivi di comunicazione dell’azienda cliente.